О компании Мероприятия

Тринити и InterTrust: реалии внедрений систем автоматизированного электронного документооборота

03.06.2014

27 мая 2014, Екатеринбург - компания Тринити провела семинар "Автоматизация документооборота как способ борьбы с информационным хаосом" в отеле "Екатеринбург-Центральный".

"В Тринити уже полгода работает новое подразделение, которое занимается внедрениями автоматизированных систем документооборота на базе решения компании Intertrust - CompanyMedia. В рамках мероприятия хотелось показать наглядно, как эффективно работает модульный продукт CompanyMedia. Именно для этого мы не только пригласили коллег из компании Intertrust, которые продемонстрировали все преимущества решения на готовом демо-стенде, но и нашего клиента Валерия Танагу, который руководил внедрением в Ростовской-на-Дону Городской Думе" - Игорь Неживых, руководитель направления Тринити.

Программа мероприятия была более чем насыщенной. Андрей Кучеров рассказал об истории развития автоматизированных систем документооборота. С его точки зрения, это достаточно важно, потому что CompanyMedia является результатом длительной эволюции подобных систем.

Далее коллеги из Intertrust показали "вживую", как могут облегчить свой труд специалисты и руководители различных подразделений.

 

Бизнес-специалистам CompanyMedia помогает:

  • Готовить проекты и тексты документов.
  • Взаимодействовать в рамках рабочих групп.
  • Собирать рецензии и замечания по подготовленному документу.
  • Находить внутриорганизационную информацию по интересующему вопросу.
  • Планировать работу и формировать отчеты об исполнении заданий.

 

Руководителям всех уровней CompanyMedia даёт возможность:

  • Быстрого доступа ко всем документам по рассматриваемому вопросу.
  • Работы с содержанием документов в их привязке к управленческому контексту.
  • Вынесения резолюций, формирования поручений и контроля за их исполнением.
  • Информирования сотрудников, сбора мнений по обсуждаемым вопросам.

 

Продукт CompanyMedia уже успешно себя зарекомендовал и работает в органах государственной власти Российской Федерации федерального и регионального уровней, ведущих российских и международных финансовых структурах, а также ведущих российских предприятиях.

Почему выбирают CompanyMedia, на рынке есть ряд и других решений? Можно написать мгого красивых слов, но профессионалам всегда хочется услышать мнение коллег, которые имеют реальный опыт работы с этой автоматизированной системой документооборота. Спасибо Валерию Танаге за его опыт и интересное выступление "Информационный комплекс Ростовской-на-Дону городской Думы".

В данный момент в Ростовской-на-Дону городской Думе реализован следующий информационный комплекс:

  • Почтовая система и сервер приложений IBM Lotus Notes/Domino;
  • Система электронного документооборота CompanyMedia 3.6;
  • Нормотворчество - система автоматизации деятельности комиссий, Депутатских слушаний, Думы;
  • Система сопровождения заседаний.

 

Любое внедрение информационной системы само по себе много времени не занимает, когда этим занимаются специалисты. Технология автоматизации документооборота начинает работать, но наличие инструмента не является единственным фактором успеха, потому что нужно, чтобы сами пользователи умели и могли с ним работать. Именно сопротивление инновациям вызвало наибольшее количество вопросов. Валерий рассказал об основных факторах успеха в его проекте:

  • Поддержка руководства. Это очень важно, поскольку без поддержки руководства, практически любое внедрение обречено на провал. Куратором проекта является Заместитель председателя Думы.
  • Грамотная профессиональная поддержка поставщика решения, описание  деловых процессов организации для их дальнейшей автоматизации. В данном случае речь о компании ТРИНИТИ.
  • Персональная работа с каждым сотрудником с целью преодоления сопротивления инновациям. По словам Валерия, очень важно было объяснить простым и доступным языком все преимущества каждому активному пользователю.
  • Обучение сотрудников и подготовка понятных инструкций по использованию системы
  • Доработка Программного обеспечения под нужды оргнизации.
  • И, конечно, подготовленная техническая инфраструктура, которая обеспечивает быструю, комфортную и бесперебойную работу всех пользователей системы.

 

Пожалуй, уровень ИТ обеспечения и применения ИТ технологий в Ростовской-на-Дону городской Думе может служить образцом для многих городских дум в РФ. Мы увидели "живой" интерес от коллег Валерия из Екатеринбургской городской Думы. Уже на следующей день Игорь Неживых провел переговоры в Екатеринбургской городской Думе. Мы уверены, что опыт Валерия будет очень полезен при любом внедрении СЭД.

Конечно, мы не забыли и про коллег из финансовой и промышленной сфер. Под занавес семинара коллеги из Intertrust удивили нас возможностями работы CompanyMedia с использованием планшета. С помощью планшетного устройства любой пользователь может в зависимости от своей роли и полномочий:

  • Отслеживать документы, согласовывать и утверждать их;
  • Организовывать и участвовать в совещаниях и заседаниях;
  • Ставить и делегировать задачи;
  • Выдавать графические резолюции и аудиокомментарии к ним;
  • Вносить графические правки к документам (с помощью стилуса или касанием пальца);
  • Подписывать документы с использованием электронной подписи.

Ну а "изюминкой" решения является, конечно, интуитивный и приятный интерфейс.

Осенью мы планируем провести ряд подобных мероприятий с компанией Intertrust в других регионах России. Мы будем делать их еще более практическими и всегда будем приглашать клиентов, которые могут сами поделиться опытом работы с CompanyMedia.

Спасибо всем и ждем вас снова!

Презентационные материалы:

 

Напоминаем, что в Тринити действует готовый демо-стенд с продуктом CompanyMedia, и вы можете обратиться к нам для организации процесса тестирования.

Проконсультироваться по представленным технологиям можно у Игоря Неживых, его контакт: i.nezhivykh@trinitygroup.ru

Система Orphus